تفاوت Backup و Archive؛ پشتیبان‌گیری یا آرشیو؟

از بین رفتن اطلاعات سازمان فقط به معنای حذف چند فایل نیست؛ یک خرابی، حمله باج‌افزاری یا اختلال زیرساختی می‌تواند بخشی از فعالیت کسب‌وکار را متوقف کند. به همین دلیل، در کنار راهکارهایی مثل پشتیبانی شبکه، باید برای نگهداری و بازیابی داده‌ها هم برنامه مشخصی داشته باشید. اما آیا هر داده‌ای باید در نسخه پشتیبان نگهداری شود؟ پاسخ همیشه مثبت نیست. برای تصمیم‌گیری درست، ابتدا باید بدانیم تفاوت Backup و Archive چیست و هرکدام برای چه نوع داده‌ای، با چه هدفی و در چه زمانی استفاده می‌شوند. در ادامه، این دو راهکار را مقایسه می‌کنیم تا بدانید برای حفاظت، نگهداری و دسترسی به اطلاعات سازمان، کدام روش مناسب‌تر است.

پشتیبان گیری یا Backup دیتا چیست؟

پشتیبان‌گیری از داده‌ها (Data Backup) فرایند ذخیره‌سازی داده‌های عملیاتی یک سازمان است تا اگر نسخه‌های اصلی داده‌ها از بین رفتند، آسیب دیدند یا دسترسی به آن‌ها امکان‌پذیر نبود، بتوانید خدمات را بازیابی کنید. پشتیبان‌گیری یکی از بخش‌های مهم برنامه‌های بازیابی پس از بحران و تداوم کسب‌وکار سازمان‌هاست. اگر یک حمله سایبری یا بلایای طبیعی فعالیت‌های یک سازمان را مختل کند، سیستم پشتیبان‌گیری می‌تواند داده‌ها را به‌صورت خودکار بازیابی کند و خدمات را دوباره در دسترس قرار دهد.

آرشیو داده یا Archive چیست؟

آرشیو داده‌ها (Data Archiving) به فرایند ذخیره‌سازی داده‌هایی گفته می‌شود که دیگر استفاده نمی‌شوند یا دسترسی به آن‌ها به‌ندرت اتفاق می‌افتد. این داده‌ها می‌توانند شامل سوابق ارتباطات، یادداشت‌های سازمانی، تراکنش‌های مالی و اطلاعات دیگری باشند که ممکن است در آینده به آن‌ها نیاز پیدا شود.

پشتیبان‌گیری و آرشیو داده هر دو بخشی از راهبرد مدیریت داده در سازمان هستند و با هدف کاهش ریسک‌های پیش روی کسب‌وکار انجام می‌شوند. این فرایندها به سازمان‌ها کمک می‌کنند هزینه ذخیره‌سازی داده‌های مهم را بهینه کنند.

کسب‌وکارها در طول سال‌ها راهکارهای مختلفی برای پشتیبان‌گیری بررسی کرده‌اند، اما امروزه بیشتر سازمان‌ها برای پشتیبان‌گیری و آرشیو داده‌های خود به راهکارهای مبتنی بر ابر متکی هستند.

مزایای پشتیبان‌گیری و آرشیو داده چیست؟

پشتیبان‌گیری و آرشیو داده مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارند که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

دسترسی آسان به داده‌ها

پشتیبان‌گیری و آرشیو داده دسترسی کارکنان به اطلاعات موردنیازشان را آسان می‌کند. اگر یک حمله باج‌افزاری یا بدافزاری داده‌های سازمان را از دسترس خارج کند یا حوادثی مثل قطع شدن اینترنت رخ دهد، فعالیت‌های سازمان ممکن است کاملا متوقف شود. پشتیبان‌گیری این ریسک را کاهش می‌دهد و به سازمان کمک می‌کند دسترسی خود به داده‌ها را حفظ کند. آرشیو نیز از ازدست‌رفتن داده‌هایی که به‌طور مکرر استفاده نمی‌شوند، جلوگیری می‌کند. به این ترتیب، اطلاعات قدیمی یا کم‌کاربرد همچنان در دسترس کارکنان باقی می‌مانند و هر زمان که به آن‌ها نیاز داشته باشند، می‌توانند به این داده‌ها دسترسی پیدا کنند.

مدیریت مؤثر داده‌ها

پشتیبان‌گیری و آرشیو داده فقط به معنی تهیه یک نسخه از تمام اطلاعات و نگهداری ایمن آن‌ها نیست. در این فرایند باید داده‌ها بر اساس میزان اهمیت آن‌ها برای کسب‌وکار، دفعات استفاده، الزامات حریم خصوصی و امنیتی و ریسک‌های احتمالی انتخاب و دسته‌بندی شوند و برای هر نوع داده، راهکار ذخیره‌سازی مناسبی در نظر گرفته شود. این کار هزینه‌های مدیریت داده را کاهش و در عین حال، بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

افزایش امنیت

پشتیبان‌گیری و آرشیو، مقاومت سازمان را در برابر تهدیدهای خارجی و بلایای طبیعی افزایش می‌دهند. حتی اگر تمام زیرساخت یک سازمان در اثر یک حمله سایبری هدفمند از کار بیفتد، پشتیبان‌ها و آرشیوهای درست‌طراحی‌شده می‌توانند به بازگرداندن اطلاعات و فعالیت‌های سازمان کمک کنند.

بازیابی آسان داده‌ها

راهکارهای مدرن پشتیبان‌گیری داده‌ها را به‌صورت خودکار جمع‌آوری می‌کنند، آن‌ها را برای شناسایی بدافزارها و سایر تهدیدها بررسی می‌کنند، از فایل‌ها نسخه پشتیبان می‌گیرند و این نسخه‌ها را به‌طور منظم آزمایش می‌کنند. آرشیو داده نیز به‌گونه‌ای طراحی می‌شود که سازمان بتواند حجم زیادی از اطلاعات را در مدت کوتاهی جست‌وجو و بازیابی کند.

6 تفاوت Backup و Archive

با وجود شباهت‌های زیاد میان پشتیبان‌گیری و آرشیو داده، این دو فرایند یکسان نیستند. مهم‌ترین تفاوت Backup و Archive عبارت‌اند از:

هدف

پشتیبان‌گیری برای محافظت از سازمان در برابر اتفاقاتی انجام می‌شود که ممکن است فرایندهای کاری یا زیرساخت آن را مختل کنند. برای مثال، اگر یک بدافزار داده‌های سازمان را خراب کند یا حمله باج‌افزاری دسترسی به اطلاعات را مسدود کند، کسب‌وکار می‌تواند اطلاعات حیاتی خود را از نسخه پشتیبان بازیابی کند.

آرشیو داده در گذشته بیشتر برای محافظت از سازمان در برابر تهدیدهای حقوقی و رعایت الزامات قانونی استفاده می‌شد. امروزه سازمان‌ها از آرشیو برای ذخیره داده‌هایی که ممکن است در آینده به تحلیل آن‌ها نیاز داشته باشند نیز استفاده می‌کنند.

نوع داده

پشتیبان‌ها داده‌هایی را ذخیره می‌کنند که در حال استفاده هستند؛ یعنی اطلاعاتی که سازمان برای ادامه فعالیت‌های روزمره به آن‌ها نیاز دارد و به‌طور مرتب به آن‌ها دسترسی پیدا می‌کند. اما آرشیو داده برای ذخیره اطلاعاتی استفاده می‌شود که به‌ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرند یا به آن‌ها دسترسی پیدا می‌شود، اما ممکن است در آینده اهمیت پیدا کنند.

داده ذخیره‌شده

داده‌های موجود در نسخه‌های پشتیبان به‌طور منظم به‌روزرسانی می‌شوند. در آرشیو داده، سازمان‌ها اطلاعات جدید را به آرشیو اضافه می‌کنند و زمانی که دیگر به آن‌ها نیازی نباشد، آن‌ها را حذف می‌کنند. با این حال، خود داده‌ها اغلب تغییر نمی‌کنند و اغلب در راهکارهای ذخیره‌سازی تغییرناپذیر نگهداری می‌شوند.

میزان استفاده

به نسخه‌های پشتیبان به‌طور مرتب دسترسی پیدا می‌شود و آن‌ها نیز به‌روزرسانی می‌شوند؛ اما استفاده اصلی از نسخه پشتیبان زمانی است که سازمان داده‌های عملیاتی خود را از دست بدهد. سازمان ممکن است نسخه‌های پشتیبان را به‌روزرسانی و آزمایش کند، اما تا زمانی که داده‌ها آسیب نبینند یا از دسترس خارج نشوند، به بازیابی آن‌ها نیازی ندارد. آرشیو داده اغلب به‌ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ مگر اینکه سازمان با یک مسئله حقوقی مواجه شود یا یک نهاد نظارتی درخواست ارائه اطلاعات خاصی را داشته باشد.

دسترسی‌پذیری

هم پشتیبان‌ها و هم آرشیوهای داده برای بازیابی طراحی شده‌اند، اما الزامات دسترسی به آن‌ها متفاوت است. کسب‌وکارها به دسترسی سریع به نسخه‌های پشتیبان نیاز دارند؛ زیرا در صورت بروز مشکل باید بتوانند پیش از ایجاد اختلال جدی در فعالیت‌های سازمان، خدمات را بازیابی کنند. آرشیوها الزامات سخت‌گیرانه‌تری از نظر سرعت دسترسی ندارند. کارکنان باید بتوانند داده موردنظر خود را به‌راحتی جست‌وجو و پیدا کنند، اما قابل‌قبول است که بازیابی اطلاعات از آرشیو یک روز یا حتی یک هفته زمان ببرد.

ظرفیت

با رشد سازمان و افزایش مقیاس فعالیت‌های آن، ظرفیت موردنیاز برای پشتیبان‌گیری و آرشیو داده نیز باید افزایش پیدا کند. با این حال، نیاز به ظرفیت پشتیبان‌گیری ارتباط نزدیکی با رشد سازمان دارد، در حالی که کسب‌وکار اغلب زمان بیشتری برای ارزیابی نیازهای خود و افزایش ظرفیت آرشیو در اختیار دارد.

محدودیت‌های پشتیبان‌گیری و آرشیو داده

با اینکه پشتیبان‌گیری و آرشیو داده برای بیشتر کسب‌وکارها ضروری هستند، این فرایندها محدودیت‌هایی هم دارند. در ادامه با مهم‌ترین محدودیت بکاپ‌گیری و آرشیو داده‌ها آشنا می‌شویم:

چالش‌های مهاجرت

در پشتیبان‌گیری و آرشیو سنتی که روی سخت‌افزارهای داخلی انجام می‌شوند، انتقال داده‌ها به یک راهکار دیگر در صورت نیاز آسان نیست. حتی راهکارهای مدرن مبتنی بر ابر نیز ممکن است با چالش‌های مهاجرت و وابستگی به یک ارائه‌دهنده خاص مواجه شوند.

نبود کنترل کافی

پشتیبان‌ها و آرشیوها هر دو حجم زیادی از داده را در خود جای می‌دهند و ایجاد یک راهبرد مناسب برای مدیریت این حجم از اطلاعات آسان نیست. با افزایش حجم داده‌ها، کسب‌وکارها برای اینکه بدانند چه اطلاعاتی ذخیره شده و در زمان نیاز چگونه داده موردنظرشان را پیدا کنند، با مشکل مواجه می‌شوند.

نگرانی‌های مربوط به حریم خصوصی

اگرچه مقررات سخت‌گیرانه‌ای برای حفاظت از حریم خصوصی داده‌های ذخیره‌شده در نسخه‌های پشتیبان و آرشیوها وجود دارد، تهدیدهای خارجی همچنان می‌توانند امنیت این اطلاعات را به خطر بیندازند. هر سال سازمان‌ها در نتیجه نقض داده‌ها متحمل هزینه‌های قابل‌توجهی می‌شوند.

جدول مقایسه تفاوت Backup و Archive

در جدول زیر در یک نگاه تفاوت Backup و Archive را می‌بینیم.

تفاوت Backup و Archive در یک نگاه

Backup  و Archive هر دو برای محافظت از داده‌های سازمان استفاده می‌شوند، اما هدف یکسانی ندارند. Backup بیشتر برای نگهداری نسخه‌ای از داده‌های فعال و بازگرداندن سریع آن‌ها پس از خرابی، حمله سایبری یا اختلال کاربرد دارد؛ اما Archive برای نگهداری بلندمدت داده‌های کم‌کاربردی است که ممکن است در آینده به آن‌ها نیاز پیدا کنید.

بنابراین، نمی‌توان آرشیو را جایگزین پشتیبان‌گیری یا Backup را جایگزین آرشیو دانست. یک راهبرد مناسب مدیریت داده باید با توجه به اهمیت اطلاعات، میزان استفاده و زمان موردنیاز برای بازیابی، برای هرکدام از این دو فرایند جایگاه مشخصی در نظر بگیرد.